การตรวจสอบรายงานโดยการทำ Review Report Analysis


วิภาวดี ใจแก้ว,ศุภวรรณ เกตุอินทร์
ศูนย์วิทยาศาสตร์การแพทย์ อุบลราชธานี
      รายงานผลการทดสอบทุกฉบับ ก่อนที่จัดส่งให้ลูกค้าจะต้องได้รับการตรวจสอบ ทั้งจากผู้วิเคราะห์ และผู้ชำนาญการด้านวิชาการ (Supervisor) และหลังจากนั้น จะต้องมีการสุ่มสำเนารายงานมาตรวจสอบอีกครั้ง โดยการตรวจสอบความถูกต้อง และครบถ้วนของรายงานผลการทดสอบ (Review Report Analysis, RRA) ซึ่งนอกจาก จะเป็นการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้ใน QAMM และ QCM แล้ว จุดประสงค์ที่สำคัญ ก็คือการตรวจสอบเพื่อประเมินว่า ระบบงานสามารถทำงานได้เป็นปกติหรือไม่ หากพบว่ายังมีข้อผิดพลาดจะได้วิเคราะห์ถึงสาเหตุและป้องกันปัญหาไม่ให้เกิดซ้ำ ศูนย์วิทยาศาสตร์การแพทย์อุบลราชธานีได้ดำเนินการทำ RRA โดยการสุ่มตรวจ สอบรายงาน 5 % ของรายงานที่ออกตั้งแต่ปี 2540 พบว่าจากรายงานที่สุ่มทำ RRA ในป ี 2540 มีรายงานที่ผิดพลาด/มีข้อแก้ไขจำนวน 141 ฉบับ (63.8%) ปี 2541 จำนวน 60 ฉบับ (25%) ปี 2542 จำนวน 51 ฉบับ (15.9%) และปี 2543 จำนวน 38 ฉบับ (10.3%) จากการทำ RRA ทั้ง 4 ปี ได้มีการแก้ไขรายงานฉบับเพิ่มเติมจำนวน 17 ฉบับ การแก้ไขเอกสาร เช่น worksheets หรือ forms 11 ครั้ง และการแก้ไขระบบการจัดการ 1 ครั้ง จากการวิเคราะห์ข้อผิดพลาดที่เป็นสาระสำคัญของรายงาน เช่น ชื่อของผู้รับบริการ การสรุปผลการวิเคราะห์ พบว่าลดน้อยลงทั้งนี้เนื่องจากคณะกรรมการประกันคุณภาพของ ศูนย์ฯได้มีการประชุมเพื่อวิเคราะห์สาเหตุของข้อผิดพลาดต่างๆ พบว่าเกิดจาก personnel error และ typing error เป็นส่วนใหญ่ จึงได้ดำเนินมาตรการหลัก 3 ประการ คือ 1) เพิ่มความเข้มงวดในการตรวจสอบรายงาน 2) ตัดข้อมูลรายงานที่ไม่จำเป็นและก่อ ให้เกิดความผิดพลาดง่ายออกเพื่อความสะดวกในการตรวจสอบ 3) ใช้ Information Technology ให้มากขึ้น เพื่อลดข้อผิดพลาดของ Typing error จากระบบการตรวจสอบ ที่ได้ดำเนินการอย่างต่อเนื่อง จึงมั่นใจได้ว่ารายงานผลการทดสอบที่ออก แก่ผู้รับบริการมีความถูกต้องอยู่เสมอ


ที่มา การประชุมวิชาการวิทยาศาสตร์การแพทย์ ครั้ง ที่ 12